Это первая из серии заметок о работе в IT-Agency с точки зрения джедая. Приоткрою двери внутренней кухни.

Начну с планёрок по понедельникам. Просто потому что в них участвуют все.

Организация планёрок

В понедельник все команды проектов проводят планёрки. На них обсуждают текущие показатели и планируют задачи на неделю.

Планёрку ведёт джедай. Он отчитывается перед менеджером. Иногда к джедаю и менеджеру присоединяются специалисты для обсуждения конкретных задач: дизайнеры, сеошники, программисты, разработчики.

У каждого проекта своё время начала планёрки. Раньше обеда, как правило, не начинают, чтобы у джедая было время подготовиться. Общение идёт по видео через скайп или хэнгаут, потому что команды распределённые. Длится в среднем 40-90 минут. Может растянуться и на 4-5 часов, если проект сложный, а команда большая.

Для чего нужна планёрка

Задача планёрки — держать проект под контролем и развивать его. Это значит видеть всю ситуацию по проекту и знать, что делать для достижения целевых показателей.

Видеть всё, что происходит на проекте, помогает отчётность. Это сводные таблицы в Excel с данными по всем этапам воронки клиента от первого контакта до продаж. (Про устройство отчётности IT-Agency будет отдельный пост.)

Перед планёркой джедай тщательно анализирует показатели: от общего к частному, от продуктов и городов до рекламных кампаний. Нужно контролировать, что происходит сейчас и одновременно видеть, куда всё движется Для этого важно искать изменения, аномалии и новые тренды. Серебряной пули нет, приходится много копаться в данных.

Результат анализа — список гипотез «что и почему изменилось». Вооружившись гипотезами и открыв стратегию проекта, джедай составляет список задач на неделю. Как говорит мой коллега Захар, «перед менеджером, компанией и Богом за проект отвечает джедай». Поэтому он, а не менеджер должен генерировать новые идеи и планировать задачи. Стратегия и остальная команда помогают ему не упустить важное и не уйти в рутину. (О стратегии будет отдельный пост)

Проведение планёрки

Джедай проанализировал отчёт, изучил изменения и аномалии, составил список гипотез и план работ. Остаётся самое приятное — рассказать об этом команде.

Около 60% времени планёрки уходит на обсуждение показателей и гипотез. Еще 20% на разбор сделанных задач и 20% на недельное планирование.

Важно помнить, что планёрка — не дружеские посиделки, а переговоры. Мнения джедая и менеджера могут не совпадать. Джедай должен уметь аргументированно защищать гипотезы, доказывать необходимость новых задач и количество ресурсов на их выполнение. Главное оружие переговоров — спокойствие и уверенность в себе. Для этого к каждой планёрке нужно тщательно готовиться и знать всё о проекте.

Письмо по эффективности

После планёрки джедай отправляет менеджеру письмо с показателями и договорённостями.

Письмо помогает получателю представить всю картину по проекту. Его задача — показать заинтересованным лицам со стороны агентства и клиента, что проект под контролем.

Содержание письма может меняться от проекта к проекту, но обычно состоит из следующих пунктов:

• ключевые показатели текстом или в виде скриншота отчёта;
• несколько срезов с бюджетом, главными интернет-метриками и финансовыми показателями: например, общие результаты, весь Яндекс, весь Google, всё SEO;
• ссылка на онлайн-отчёт с логином и паролем для доступа;
• остаток средств на рекламных аккаунтах, чтобы знать на сколько дней работы осталось бюджета;
• план-факт по задачам с чёткой формулировкой («сделали», а не «делали») и ссылкой на результаты.

Когда планёрка проведена и письмо отправлено — у джедая остаётся время до вечера пятницы, чтобы выполнить обещанное.

У нас в IT-Agency вместо испытательного срока на позиции джедая приняты оплачиваемые стажировки на месяц-полтора. Можно работать по 2-3 часа в день по вечерам, не увольняясь с текущей работы.

За год стажировок я успел накосячить всеми возможными способами. Удивительно, как сквозь коварную сеть моего идиотизма парни смогли прорваться в агентство. Самой эпичной стала стажировка, когда я на 2 недели забыл, что у меня есть стажёр. Правда, стажёр обо мне забыл тоже.

Чтобы косячить меньше, я сформулировал базовые принципы ведения стажировки. Следую им и впадаю в уныние, когда этого не получается. Они помогают мне тратить меньше ресурсов на процесс найма, а пользы с их помощью удаётся получать больше.

5 базовых принципов стажировки

Постоянство. Долгосрочное планирование. У тебя должно быть понимание развития человека и проекта, на который ты его берёшь. Чтобы понимать, какие какие задачи в какой последовательности ставить и чему учить. Стажировка провалится, если не знаешь, что делать с человеком через неделю.

Постепенность. Задачи от простого к сложному. Сначала проверить фундамент: регулярные задачи, общее понимание и коммуникации. Когда здесь всё хорошо — усложняем. Сначала задача с инструкцией и скайпом — потом задача одним предложением и «подумай сам».

Доступность. Без горящих сроков и чрезмерной нагрузки. Если человек может оптимизировать 2 кампании — с оптимизацией 20 тоже разберётся. Так что не надо давать ему сразу 20. Важнее увидеть, как человек мыслит и решает проблемы, а не как делает отчёт и пересчитывает ставки. Навыкам научить легко, думать научить сложно.

Индивидуальность. С каждым стажёром надо общаться, по-разному ставить задачи и по-разному критиковать. Как понять? Постоянно пробовать разное.

Вариативность. Однообразие — это глупо и скучно. Нужно больше разных задач, способов их решения и людей, с которыми требуется пообщаться, чтобы задачи решить.

И ещё важно не забывать самое-важное-правило-избегания-жопы: поставил задачу — узнай, как её понял исполнитель.

p.s. Вообще это базовые принципы беговых тренировок. Но они отлично работают и в других сферах.

4 мая — день Звёздных войн. Я работаю джедаем. Поэтому не написать пост в этот день я не мог. Несмотря на то, что сегодня 5 мая.

В «Звёздных войнах» есть два способа использования Силы: Светлая и Тёмная стороны. Их выбор зависит от морально-этических принципов джедая и определяет его дальнейшую жизнь. Светлая сторона используется для получения знаний, защиты окружающих и сохранения мира. Тёмная сторона связана с агрессией и используется для достижения личной выгоды.

Когда я пришёл работать в IT-Agency джедаем, название должности казалось мне бессмысленным бонусом, как и сами «Звёздные войны». Это было увлекательной игрой для взрослых и веселее, чем «интернет-маркетолог». Как в детстве играли в мушкетёров, только теперь ответственность денежная, а за последствия отвечаешь только ты.

Но чем больше играешь, тем больше веришь: нельзя играть в мушкетёра и не заступаться за друзей во дворе; нельзя быть джедаем и делать хорошие проекты только с 9 до 18. Ты вступаешь в игру, выбираешь роль и обязуешься выполнять установленные правила.

Правило №1 «Приносить пользу»

Джедай использует силу ради знания и защиты, никогда для нападения или личной выгоды.

Принимая решения, джедай стремится принести пользу и сократить вред. Для клиента, агентства и себя. Чтобы приносить пользу — нужно учиться принимать взвешенные решения. Для этого нужен опыт. Чтобы его получить — нужно накапливать знания. Например, читать полезные книги и не читать бесполезные. При этом полезные книги нужно читать с пользой, то есть понимая прочитанное. Поэтому для джедая «прочитать книгу» = прочитать + сделать конспект + применить на практике.

Правило №2 «Прокачивать понимание»

Джедай стремится к самосовершенствованию через познание и тренировки.

Познать = вычленить суть и уметь применить её в нужный момент. Джедай должен понимать, что делать задачу — не тоже самое, что сделать задачу, а сделать — не значит сдать задачу. Поэтому он начинает любую нетривиальную задачу с описания её понимания. Он описывает конечный результат и срок выполнения, пользу и возможный вред решения, необходимые ресурсы и контрольные точки. Понимание задачи позволяет минимизировать ситуации, когда джедай сдаёт рассылку, а менеджер говорит, что нужно было делать сайт.

Все базовые правила агентства записаны в «Правилах выживания». Их довольно много, но они полностью соответствуют Кодексу джедаев «Звёздных войн», в основе которого лежат три принципа: Сила, Знание и Самодисциплина. Они помогают джедаям становиться сложнее: стремление стать магистром требует вылезать из зоны комфорта, постоянное усложнение задач позволяет учиться, а план обучения и библиотека освобождают мозг от поиска информации и планирования обучения.

Светлая сторона

Проработав полтора года в агентстве, я понял, что офис на Бали, распределённые команды, крупные клиенты — всё это круто, но не может мотивировать бесконечно. А вот возможность склонить маятник силы в сторону света, а не говна — может. Сделать удобный интерфейс — это светлая сторона. А ещё не срывать сроки задач, ясно формулировать мысли, писать без ошибок, держать всё в порядке и не повышать голоса. Как говорил Йода, «когда ты спокоен и контролируешь свои эмоции — светлая сторона Силы ведёт тебя».

Возможность качать маятник силы в светлую сторону — то, почему мне нравится работать джедаем. По крайней мере, я убеждаю себя, что качаю его.