Жизнелюбивый, отталкивающий и воинственный, как сорняк

Позднее Ctrl + ↑

Как быть лидером в распределённой команде. Беседа с Севой Устиновым (CEO, IT-Agency)

Попросили Севу Устинова поделиться опытом управления распределёнными командами с нашими тимлидами в Miro. IT-Agency уже 8 лет работают remote командой 70+ человек, поэтому Севе есть о чём рассказать. Этот пост — конспект полуторачасового звонка.

Про что будет ниже:
— Главные риски перехода на удалёнку (и это не потеря эффективности и мотивации)
— Командные ритуалы, которые помогают справляться с рисками: встречи 1:1, стратсессии, OKRs
— Онбординг новичков
— Развитие сотрудников, ступени роста
— Обратная связь на удалёнке
— Жёсткие дедлайны через опыт в СМИ и мероприятиях.

Помогайте друг другу и обменивайтесь знаниями. Так победим ::heart::

ФБ и блог Севы

Риски перехода на удалёнку

Когда агентство переходило на распределёнку, мы думали, что у нас будут риски, связанные с потерей мотивации и уменьшением эффективности. На практике мы с этим не столкнулись. Почему?

Есть проект, есть задачи и цели — люди самоорганизуются и делают то, что нужно независимо от того, в офисе они или на удалёнке. Кроме того, в агентском бизнесе есть безусловный источник энергии — клиент. В обычных компаниях можно двигать дедлайны, в агентском бизнесе так не бывает: дедлайны не сдвигаются или на них нужно сложно и долго передоговариваться. Чтобы поддерживать дисциплину в команде, лид может стать “внешним заказчиком”, как бы выйти из команды и стать аналогом “клиента”.

Через полгода-год работы на удалёнке мы столкнулись с настоящими сложностями, о которых не подозревали. Потому что существует огромное количество вещей, которые в офисе происходят сами собой и поэтому ты про них не задумываешься, а на удалёнке они ломаются и ты узнаешь об этом не сразу, а спустя большой промежуток времени.

Потеря личного контакта с человеком

Что происходит на удалёнке: сначала всё хорошо → потом один решает: “зачем я буду ему сейчас писать, он, наверное, занят” → потом он думает: “там что-то ребята решили без меня, зачем я их буду отвлекать и спрашивать” → а потом у него пропадает мотивация и он уже не хочет работать с командой.

В офисе поддержание личного контакта происходит само собой. На распределёнке для этого приходится вводить специальные ритуалы. Два главных — регулярные встречи 1:1 с наставником / тимлидом и регулярные встречи с командой.

Встреча 1:1 с наставником
Важнее всего не формат встреч, а их регулярность: не реже раза в две недели, не меньше чем на полчаса. Основные темы для обсуждения — не про задачи и проекты, а про человека и его развитие.

Это существенная нагрузка для тимлида (“обязательный налог на распределёнку”), потому что кроме проведения встречи к ней нужно готовиться. Но если 1:1 отменять — возникнут проблемы.

Встречи команды
У каждой команды минимум две встречи в неделю:

  • Про обсуждение планов и задач: здесь подходит любой скрам-формат
  • Про обучение: желающие рассказывают про новый опыт, кейсы, инструменты.

Планёрки по понедельникам — главная и неотменяемая командная встреча. На ней обсуждают все результаты прошедшей недели (задачи, метрики, почему именно так), планируются задачи на неделю. Процесс максимально строг: если задача не сделана — она отмечается красным, объясняется почему задача не сделана и что нужно, чтобы её сделать.

В каждой команде от 2 до 9 человек, это оптимальное количество. Когда в команде больше участников, она начинает сыпаться на части, поэтому её лучше сразу делить на более маленькие команды.

Количество и качество общения зависит от конкретной команды и ей культуры. Есть эффективные команды, которые общаются всегда без видео, есть те, кто только переписывается и вообще не созванивается, есть те, кто созванивается с видео каждый день. Спектр степени изолированности или вовлечённости команд может быть очень большим, при этом они все могут быть работоспособны. Нужно просто искать свой путь.

Падение скорости обмена информацией, связанной с управлением и развитием компании

При переходе на распределёнку в компании замораживаются все те вещи, которые были выработаны за время работы в офисе: процессы, цели, ритуалы. Дальше эволюция сильно атомизируется: у каждой команды и гильдии появляется своё видение. Их потом можно изучать как культурологические срезы: у этой команды подход к работе, как у нас был 2 года назад; а эта команда новее, у неё подход как у нас был год назад.

Способы работы с этим — OKR (лучший способ), стратсессии.

Стратсесси
Отличный опыт: мотивируют, заряжают, после них ещё полгода можно бежать быстрее, чем раньше. Но на практике они оказываются хорошим тимбилдингом и праздником, но не помогают решать проблемы, которые не удалось решить в рабочем порядке + они очень дорого стоят с учётом рабочих часов всех участников.

Гораздо лучше проводить стратсесси для конкретных человек (4-7), которые упёрлись в проблему и не могут её решить в рабочем порядке. В идеале их проводить оффлайн, но можно и онлайн: для этого все садятся перед мониторами, выключают все мессенджеры и полностью фокусируются на задаче, которую нужно решить. Это также самое работает для больших ретроспектив и подобных историй.

Появляется история про “мы” и “они”

“Они там в офисе порешали”, “они там на Бали что-то понаделали”, “они там на удалёнке внедрили”. За этим нужно супер-чётко следить.

Чтобы это решить, нужно с самого начала как мантру повторять и доносить до всех, что мы — распределённая команда и все наши процессы заточены на это. Если кто-то сидит в офисе и может друг с другом поболтать — это здорово, но все базовые вещи должн происходить онлайн. Наш базовый сценарий — работа на распределёнке. А дальше у каждого есть выбор: остаться на ней или работать из офиса, не мешая тем, кто работает онлайн.

Онбординг новичков

В агентстве нет HR. Тимлиды сами нанимают и онбордят людей.

Стажировка

По интервью сложно понять, сработаетесь ли вы с человеком и сможет ли он работать на удалёнке. Поэтому всё основное происходит на оплачиваемой стажировке: 40 часов, примерно 2 недели.

100% людей на все позиции супер-позитивно относятся к идее стажировки, т. к. им самим важно понимать, смогут ли они работать в этой компании, смогут ли работать удалённо. Примерно половина кандидатов на стажировке теряется, а по оставшимся смотрим при принятии решения о найме: подборку результатов со стажировки, оценку 360 от тех людей, с кем он успел пересечься, и заполняем Scorecard.

Адаптация

После найма начинается онбординг. У новичка есть наставник и регулярные встречи. Важно, что вещи, которые в офисе происходят часто сами собой (замети что что-то не так — пошёл и исправил), на удалёнке работают плохо. Например, чек-лист во время онбординга помогает, только если наставник регулярно даёт обратную связь новичку.

Например, у Mindbox онбординг спроектирован не в виде инструкций, что человеку нужно знать и обязательно сделать. А в виде разумных рабочих задач, во время решения которых новичок не сможет не познакомиться со всеми нужными процессами и людьми.

В онбординге помогают общекомандные ритуалы:

  • Внутренние встречи направлений (гильдий);
  • Итоги всего агентства раз в 2 недели, где каждая команда рассказывает результаты в цифрах и артефактах (“вот наша динамика в цифрах, вот что в этом процессе мы сделали, со ссылкой”) → решает две цели: обучение + помощь новичкам быстро понять, кто и чем занимается в агентстве;
  • OKR → новичкам помогает узнать, что кроме команд в агентстве есть ещё и направления .
  • Новичок автоматом подписывается на важные каналы в slack: для обмена знаниями, для флуда и шуток, для команд и направлений.

Всё это позволяет новичку быстро вникнуть в общее инфополе.

Важно, чтобы у всех наставников было общее понимание процессов и принципов. У них могут быть разные подходы, но они не должны забывать передавать новичкам важные для всего агентства вещи. Например, если мы требуем идеальных результатов, а сами присылаем новичкам письма с битыми ссылками — это проблема и её надо быстро решать.

Правила выживания важны, они про то, как делать процессные вещи (например, как писать письма). Но ещё важнее, чтобы люди понимали, что значит крутой проект, что реально влияет на метрики.
О чём важно думать при работе над всем процессом онбординга: как сделать так, чтобы человек вырос в компании до синьора не за, например, 3 года, а за 1,5, потому что это даст сильный толчок в развитии всей команды.

Развитие людей

Чтобы человек получил левел ап, нужно чтобы его наставник защитил его левел ап. Для этого нужны:

  • Подборка крутых результатов по проектам: что делал, какую задачу решал, как это повлияло на метрики. → Критерий №1, что человек на своём уровне делал крутые штуки.
  • Оценка 360: самый главный вопрос: “Хочешь ли ты с этим человеком работать на своём следующем проекте?”.
  • Базовый чек-лист: всё ок с трекингом времени и прочей рутиной.
    Наставник заинтересован в том, чтобы его люди росли: становясь более автономными, они смогут делать больше сложных вещей. И самому человеку должно быть интересно и важно расти. Это двусторонний процесс.

Степень автономности и самостоятельности

Майлстоуны, через которые проходит человек с младшей до старшей позиции:

  • Младший специалист — умеет закрывать хорошо сформулированные задачи, которые ему поставили другие;
  • Специалист 1 — он самостоятельно делает минимум часть проекта и целиком за эту часть отвечает. Но при условии, что кто-то ставит ему цели, куда этот проект должен прийти;
  • Спец 2 — умеет самостоятельно презентовывать и защищать свои результаты перед людьми, которые примерно понимают, что они хотят. Например, он должен уметь работать с менеджером, который только что пришёл в агенство, примерно понимает что значит SEO, но лично эти проекты ещё не вёл;
  • Спец 3 — умеет общаться с людьми, которые не понимают, чего они хотят. Для этого разбираться, что важно, структурировать, управлять ожиданиями, учитывать все нюансы и делать крутые проекты.

Майлстоуны помогают правильно формировать ожидания. Например, нельзя прийти к младшему специалисту и поставить ему задачу “Вот тебе проект, сделай всё круто”, — так не сработает.

Идеальная ситуация, когда наставник и тимлид команды / проекта — это один и тот же человек. Но по-другому тоже работает.

Как понять на удалёнке, круто или нет работает человек?
Если ты сам с ним работаешь — ты это понимаешь. Если ты с ним не работаешь — пойди к тому, кто с ним работает и кто критически заинтересован в результатах работы этого человека, и спроси.

Обратная связь на удалёнке

Если два человека работают в офисе бок о бок и пересекаются по задачам, то скорее всего все свои рабочие вопросы они порешают. На распределёнке проблема в том, что сильно проще не давать обратную связь. Это требует много энергии.

Поэтому очень важно выстроить процесс так, что всегда был формальный повод дать эту обратную связь. Многие даже ждут, когда у них эту связь запросят. Поэтому нужно регулярно её собирать по естественным поводам — завершение проектов, завершение больших задач, конец года и проч. Если не прийти и не спросить — многие могут молчать долго, пока ком проблем не разрастётся.

***

P.S. Про настоящие жёсткие дедлайны: “Люблю работать с людьми, которые хотя бы год проработали в СМИ или в мероприятиях. Это две сферы, где есть безусловные несдвигаемые дедлайны. Ты можешь делать всё что угодно и давать любые оправдания, но такого-то числа мероприятие состоится. Ты или сделал или не сделал. У людей потом это остаётся в культуре”.

Большая статья про путь сотрудника в IT-Agency от стажёра до ведущего: про найм, стажировки, ступени развития

Советы по переходу из офиса на удалёнку

Сейчас те, кто впервые перейдёт на работу из дома, скорее всего словят муки этого перехода: от падения эффективности (диван-телевизор-холодильник) до работы на износ (можно работать 24 в сутки, никуда не перемещаясь).

Я работал 3 года из офиса, 3 года удалённо, снова 3 года из офиса и сейчас месяц снова удалённо. И выработал несколько простых привычек, которые мне помогают не терять здоровья, рассудка и продуктивности, сидя на кухне, с котом на коленях.

Основной принцип перехода — оставить на удалёнке всё так, как было в офисе. Работать столько же времени и также регулярно общаться с коллегами. Просто за ноутбуком теперь не человек в джинсах и свитере, а паренёк в трусах и футболке.

Для этого надо:

  1. Придумать режим и ему следовать. В офисе режим есть: утром — поездка в офис, в середине — обед, вечером — спать. На удалёнке границы работы и отдыха стираются. Без режима можно незаметно весь день пропинать балду или, наоборот, адово упороться. Например, выходные на удалёнке — это тоже выходные. Для выработки режима помогает следующий совет →
  1. Гулять и заниматься спортом. Любая физическая активность разгружает мозг и переключает его между режимами “работа-отдых”. Прогулка после завтрака — триггер “начинается рабочее время”, после ужина — “работа закончилась”.
    Ещё можно в перерывах между работой переделать все домашние обязанности, на которые всегда не хватает времени. Я тут на днях двухлетний мусор с балкона вынес и кухню довёл до экстаза чистоты.
  1. Не работать из спальни. Кровать превращается в рабочий кабинет, а место для сна не остаётся. Я после таких экспериментов начинаю плохо высыпаться. Спальня — только для сна.
  1. Закладывать +30% на сроки по всем задачам, где участвуете не только вы. В офисе можно быстро зарешать любой вопрос. На удалёнке придётся долго ждать ответа от коллеги или долго договариваться на звонок. Обычно, минута в минуту уже ничего не решается. По очень срочным задачам — звоните.
  1. Периодически созваниваться с командой просто так. Или не забывать выделять на это первые 5 минут на встрече. Small talks важны в любых ситуациях, а на удалёнке их отсутствие через несколько недель начинает сильно ощущаться.

На фото — пример того, как я представлял себе удалённую работу, когда ни разу на ней ещё не работал. Не поддавайтесь на эту уловку, всё совсем не так.

На самом деле, это мы в золотые времена балийского офиса IT-Agency.

Фильмы и сериалы, которые посмотрел за последние несколько месяцев и прям рекомендую

«Притворство» (The Act, 2019). Совершенно чумовой короткий сериал про то, как мать выдумывает десятки болезней для дочери ради её же безопасности и счастья. Игра актёров поразительная. Но всего изумительнее то, что это — реальная история. Ещё раз убеждаюсь, насколько мир гораздо безумнее чем всё, что мы сами можем про него выдумать.

«Брачная история» (Marriage story, 2019). История про развод двух молодых американцев. Скарлет Йоханссон и Адам Драйвер. И 100% попадание в боль и неизбежность драмы, которая происходит, когда люди расстаются, при этом ненавидят и любят друг друга одновременно. И про безумие американских бракоразводных процессов тоже. Я натурально несколько раз всплакнул.

«В погоне за Бонни и Клайдом» (The Highwaymen, 2019). Фильм про реальную историю о двух техасских рейнджерах, которые поймали Бонни и Клайда. Там почти нет экшена, зато есть пожилые Кевин Костнер и Вуди Харрельсон, которые завораживают. Фильм крут тем, что показывает известную историю с обратной стороны. Потому что классический «Бонни и Клайд » 1967 года — всё-таки больше романтический рассказ о влюбленной паре. В этом фильме всё иначе — есть хладнокровные бандиты, стреляющие на заправках ради десятка долларов, и есть те, кто также хладнокровно убивает их.

«Два папы» (The Two Popes, 2019). Фильм про долгие беседы двух пожилых священников, каждый из которых претендует стать Папой. Во-первых, там Энтони Хопкинс. Во-вторых, там красивые кадры. Многих смутили диалоги, как будто из мотивирующих постов в ВК, но короткие очевидные призывающие фразы — это и есть проповеди. Как ещё могут разговаривать папы? Достаточно вспомнить поздние тексты Толстого. Первая часть фильма чуть более скучная, но всё это окупается частью второй.

«Король» (The King, 2019). Очень стильно снятый фильм про молодость Генриха V. Там немного голливудский сюжет, несмотря на то что это Шекспир (хотя пишут, что Шекспир в биографии Генриха много чего приукрасил). Но всё окупается очень стильной картинкой и потрясающим английским акцентом.

«Грязь» (The Dirt, 2019). История глэм-металлистов Motley Crue. Никогда их не слушал, знал только барабанщика Томми Ли, потому что он был мужем Памелы Андерсон ;-) Но фильм хорош передачей совершенно безумной атмосферы рок-музыки 1980-х. Секс, наркотики и рок-н-ролл — всё по классике. Люди с таким ритмом жизни спокойно доживают до старости и продолжают выступать, а мы тут паримся за 10 000 шагов в день и недостаток омега-3 в ежедневном рационе.

«Шафт» (Shaft, 2019). Тупой, но смешной и приятный боевик с Самуэлем Л. Джексоном. Американская версия «Физрука» с Нагиевым. Про мужикастого мужика, привыкшего подходить ко всему с позиции мачо, и его интеллигентном сыне, который совсем про другое. Я веселился, но я в плане юмора, конечно, немного Щербаков.

Про Щербакова, кстати, — крутой выпуск с ним у Дудя. Мне в целом не нравится юмор Щербакова, но меня очень впечатлили то достоинство и адекватность, с которыми он оценивает себя и обратную связь, которую получает из мира.

2020   Кино

Стамбульские мужчины

Впервые побывал в Стамбуле. Он, конечно, красавчик.

Одно из главных впечатлений — стамбульские мужчины (воу-воу).

Во-первых, каждый третий турок — с обложки модного журнала: бороды побриты, волосы зачёсаны, пробор чёткий, зубы белые, штаны в обтягу, у дедов шикарная проседь. И даже те, у кого нет пробора и зачёса, всё равно выглядят ненапряжно мужественно и в должной мере сурово.

Во-вторых, все всё делают с чувством собственного достоинства. Турки выглядят как люди, которые всё про себя поняли и перестали на свой счёт переживать. Стамбульские коты такие же, кстати.

Больше всех запомнился парень в костюме тройке, белой рубашке и блестящих туфлях, который элегантно мыл шваброй пол на базаре. Чувствовал себя великолепно, шутил и улыбался прохожим.

Чтобы делал я, моя пол в общественном месте? Старался бы стать максимально незаметным, маленьким и под цвет пола.

Теперь в самые грустные моменты жизни в поисках поддержки я буду вспоминать этого турка в костюме, приобнявшего швабру так, как обнимают женщину, которой гордятся.

Господи, дай мне умение хотя бы продукты из магазина нести также естественно, мужественно и артистично, как это делают стамбульские мужики.

Стресс на работе и способы его уменьшить

Стресса на работе у каждого вагон, но об этом мало кто говорит открыто. Мы в компании начали.

Провели внутренний митап «Deal with it», про то как каждый справляется с рабочим стрессом: от фаундера до парней от сохи вроде меня. Тезисы моей историй — ниже.

Три главные причины рабочих стресса

Для меня — это эмоциональные качели, страх не оправдать ожиданий и неумение работать с обратной связью со всех сторон.

Фундамент у всего один — зазор между ожиданием и реальностью: думал, что результаты такие, а оказались такие; думал что коллега отреагирует так, а он отреагировал иначе, думал что ошибок не будет, а они вылезли и т. п. С этим нужно учиться работать и жить.

Эмоциональные качели

— это когда любые эмоции всегда супер-сильные и часто сменяют друг друга, а «обычной середины» нет. У меня так из-за особенностей характера и из-за специфики работы, потому что большая часть задач — мероприятия, которые делаются долго, проходят ярко за день, а потом — пустота. Никакого бэклога, роадмапа и прочей регулярной работы, как с фичами, например.

Что для меня не работает

Мне плохо помогают справляться со стрессом инструменты, требующие усидчивости и спокойствия: медитация, йога, ведение дневника. Эффект они дают, но поддерживать регулярность у меня не получается. Скорее всего, я не умею правильно ими пользоваться. Наверное, надо сходить в какую-нибудь школу медитации и раз и навсегда научиться, но мне лень.

«Выпить и поговорить» — традиционный инструмент, даёт быстрый эффект, но только в коротком периоде, а на самом деле ком растёт и уплотняется.

Универсальные инструменты, которые помогают мне снижать стресс

Терапевт — помогает безопасно выговориться, учит вести честный диалог с самим собой, даёт множество разных инструментов. Главное, не бояться перебирать специалистов, чтобы найти своего.

Две полезных ссылки: Как и почему работает психотерапия и есть ли разница между подходами, Почему о проблемах лучше рассказывать терапевту, а не друзьям.

Увлечения типа спорта, музыки, походов отлично разгружают голову, переключают внимание, доставляют радость. При этом я не строю от них завышенных ожиданий, в отличие от работы: не хочу войти в ТОП-10 российских барабанщиков или взойти на все восьмитысячники мира. Поэтому и стресса здесь у меня сильно меньше.

Что помогает справляться с эмоциональными качелями

Письменные практики, не регулярные, а по случаю. Например, публичные ретроспективы — благодарность команде проекта в рабочем чате, посты в соцсетях, статья в рабочей базе знаний — помогают отрефлексировать, благодарность другим повышает радость, а всё вместе позволяет закрыть гештальт и двинуться дальше. Техника свободного письма (пишешь всё, что приходит в голову) — помогает в моменте сильного эмоционального напряга выгрузить всё из головы, чтобы снизить стресс и перейти в рациональное. Написанное можно сразу удалять, польза происходит в процессе письма, а не чтения. Хороший хак от Людвига — писать на минимальном зуме, когда вместо букв — чёрные точки, чтобы не отвлекаться на орфографию, стилистику и пунктуацию.

Учиться принудительно тормозить себя, когда чувствуешь, что чайник закипел: брать day off, вообще ничего не делать в выходные, позволять себе тупить в ютуб, радовать себя тупыми покупками.

Учиться принудительно себя разгонять, когда ты в ауте, а нужно начать работать: пробовать новое хобби, встречаться с друзьями, читать толстые сложные книги вроде «Оргуправленческого мышления». Всё это встряхивает организм и заставляет действовать.

Просто сесть и глубоко подышать. Там есть разные правильные техники, я ни одной не обладаю. Дышу либо просто глубоко, либо 5 сек вдох, 5 сек задержка, 5 сек выдох. Говорят, фридайвинг (погружение на глубину без акваланга) — прям вышка в этом плане. Планирую записаться.

Что помогает справляться с боязнью не оправдать ожидания

Перестать думать за других о том, что они о тебе думаю. Сказать легко, сделать сложно. Но иногда сказать про себя «да и похер, что они там думают» очень помогает.

Не начинать делать задачу, пока не поймёшь зачем: задавать вопросы, даже если они кажутся дурацкими. Писать kick-off документы и давать их на проверку стейкхолдерам.

Кроме плана А готовить B и С. Конечно, всё равно что-то пойдёт не по плану. Но количество этого будет сильно меньше.

Пожелания самому себе

  • Ты не равен твоим проектам. Неудачная попытка, неэффективное решение, провалившийся проект — это не неудачный и провалившийся ты. Отрефлексируй и иди дальше.
  • Чаще переключайся между задачами, процессами, увлечениями. Чтобы тебя не засосало в стресс, уныние и вот это всё.
  • Просто перебирай варианты, пока не найдёшь работающие. Не сработало одно, сработает другое. Нет ничего плохого в том, что все вокруг медитируют, а ты нет. Смотри открытку несовершенным людям.
  • Регулярность решает! Но даже отлично выстроенные регулярные процессы рано или поздно разрушит новый фееричный провал, так что тебе придётся всё строить заново. Это выглядит не так страшно, когда мысленно ты к этому готов.
  • Волны и циклы лежат в основе любых процессов: подъём-спад-подъём-спад. Когда ты на пике, знай, что скоро упадёшь. Когда ты на дне, знай, что рано или поздно тебя начнёт выталкивать наверх.
  • Больше нет взрослых, которые придут и помогут. Единственный взрослый теперь —ты сам. Не рассчитывай на чужую помощь, вытягивай себя сам. Семья и друзья всё равно помогут, но не ставь на них всё.
  • Обращайся за советами к профессионалам. Если тебе долго плохо — иди к терапевту.
  • Не вываливай своё ментальное говно на близких людей. У них полно своих проблем. Чаще делись с ними хорошим, а не плохим.
Ранее Ctrl + ↓